Wednesday, July 25, 2007

Filing Cabinet atau Scanner ?

Map dokumen anda sebagian ada di filing cabinet. Tapi berhubung filing cabinet sudah penuh, map dokumen yang lain memenuhi sebagian besar meja kerja anda yang hanya disisakan sedikit ruang untuk taruh gelas. Aneka pernik-pernik kecil oleh-oleh dari teman yang ke luar negeripun akhirnya masuk ke box bekas sepatu, karena tidak ada tempat untuk memajang ini itu. Belum cukup di atas meja, di kolong meja ada sederet map-map dokumen yang jadi tempat menopangkan kaki, untungnya anda tidak terlalu tinggi, ya. Ah gimana kalau orangnya jangkung pasti susah mengatur kaki ketika duduk di kursi anda. Di meja anda, kemanapun anda menghadap, depan belakang, atas ataupun bawah, semua adalah map dokumen dengan segala merek; Bambi, Bantex, Bindex, apa lagi ? Dan anda tidak jadi pesan filing cabinet ke manager karena tidak ada kavling sedikit saja buat meletakkan filing cabinet baru.

Ini baru problem penyimpanan dokumen. Belum lagi kalau anda ingin mencari surat-surat, Purchase Order, Kontrak atau dokumen yang lain. Di tumpukan yang mana yaaa ? Surat itu tahun berapa ,yaaa ? Siapa nama customernya, yaa ? Nomornya berapa, ya ? Pun setelah tahu data-data itu, anda juga akan kesulitan mencari karena bisa jadi dokumen yang anda cari terselip di folder yang salah.

Kalaupun anda tetap senang dengan hal-hal demikian, anda telah menemukan comfort zone di kantor anda sekarang ini. Tapi saya yakin kesenangan anda tidak bertahan lama. Apalagi setelah sepatu baru anda jadi gepeng gara-gara terjepit tumpukan dokumen kontrak yang tebal-tebal itu. Anda tidak jadi nonton di 21Setiabudi di suatu sore, padahal anda sudah janjian sama teman di milist yang baru anda ikut, gara-gara anda harus mencari dokumen yang nyelip entah di mana untuk tender besok pagi. Asma andapun kambuh. Semua jadi berantakan karena hidup dan mati anda bersama tumpukan dokumen.

Kalau mau improve, rasanya hidup anda akan kembali menyenangkan. Map-map lama bisa anda masukkan ke dalam kerdus, tapi seandainya anda butuh, anda tinggal search di komputer anda. Map-map dokumen di atas meja dan di kolong meja berangsur-angsur pindah tempat. Meja kerja anda bisa lebih lega dan bisa pasang foto pacar atau foto keluarga anda. Kemudian kegiatan submit CV di JobsDb mulai anda hentikan.

Sedikit improve, anda cuma butuh satu scanner dokumen agar semua dokumen kertas anda dapat diubah ke format digital. Anda bisa pilih format pdf ataupun dokumen Office. Anda tinggal membuat folder-folder di komputer sesuai dengan folder dokumen kertas anda. Hasil scan dapat anda pindahken ke folder yang sesuai. Jadi misalnya, dokumen Purchase Order yang sudah ditandatangani Board of Directors dapat anda cari dengan cepat, secepat mencari Dokumen kontrak, Invoice atau dokumen lainnya. Tinggal ketik apa yang akan anda cari, tekan tombol search, lalu muncullah semua dokumen yang mengandung kata-kata yang anda ketikkan.

Demikian juga dengan kartu nama.Sebelum kartu nama kolega anda hilang, ada baiknya kartu nama itu anda scan dan datanya dapat diubah ke bentuk Excel ataupun bisa dimasukkan ke Outlook ataupun Outlook Express. Jadi kalau anda harus membuat surat undangan atau surat ucapan selamat tahun baru untuk kolega anda tinggal buat mail merge saja. Tidak perlu input satu-satu. Format kartu nama biasanya yang standar, kalau kartu nama kolega anda terlalu kreatif, biasanya diperlukan proses verifikasi.

Jadi pilih mana ? Pesan filing cabinet baru yang sudah jelas-jelas perlu tempat yang besar, atau beli scanner dan meja kerja anda bersih dari tumpukan dokumen ?

Bagaimana Memilih Scanner yang Sesuai ?

Apakah Komputer Saya Perlu di-Up-Grade ?

Apakah ini yang namanya Managemen Dokumen ?

Lanjut di posting yad.:D

1 comment:

valent said...


DOGI HANDYCRAFT TEKNIK & WASTE MANAGEMENT

KAMI BELI BARANG BEKAS ANDA DENGAN HARGA KOMPETITIF :

1. DIBELI JERIGEN PUTIH BEKAS MINYAK GORENG SEGALA MERK 18 KG YANG BOCOR, BOLONG, TIDAK TERPAKAI RP. 4000 / BUAH.

2. DIBELI BOTOL INFUS BEKAS UTUH YANG SUDAH TIDAK TERPAKAI RP.4500 / KG.

3. DIBELI MINYAK GORENG BEKAS / JELANTAH SISA WARUNG, RUMAH MAKAN, KAFE, RESTAURANT, HOTEL, CATERING, PABRIK MAKANAN
SUDAH DISARING + BERSIH DARI SISA GORENGAN + MURNI TIDAK DICAMPUR
HARGA RP. 65000 / 1 JERIGEN FULL 18 KG.

4. DIBELI AKI MOTOR, MOBIL, GENSET, UPS, FORKLIFT, TOWER BTS , HARGA 11000 PER 1 KG..
KAMI BELI AKI KAPAL LAUT , AKI JETSKI , AKI LAMPU EMERGENCY , AKI PERALATAN MARINE DALAM KEADAAN MATI, RUSAK, SOAK ( SEMUA AKI DIANTAR & DIBAYAR TUNAI DI TEMPAT SAYA )....

5. DIBELI KULIT KABEL PVC / PE GILA , JUMLAH SEBANYAK -BANYAKNYA , BARANG DIKIRIM KE TEMPAT SAYA ..( PANJANG KULIT KABEL DITERIMA PER 100cm )

6. DIBELI PULUHAN / RATUSAN / RIBUAN PERALATAN EX KANTOR, PABRIK, HOTEL, DLL YG MATI / RUSAK BERUPA: HANDPHONE, PABX, KOMPUTER SET, MONITOR, SCANNER, PRINTER, PROJECTOR , UPS, AC BEKAS, SERVER, LAPTOP, RAK SERVER , GENSET ( KHUSUS JABODETABEK & TANGERANG SELATAN )

7. DIBELI : TEMBAGA LIDI DALAM BENTUK KABEL / SUDAH DIKUPAS
(TIDAK MELAYANI TRANSAKSI DENGAN CARA DP / BLOCKFUND. PEMBAYARAN HANYA DILAKUKAN SECARA " CASH " TIMBANG-BAYAR )

8. DIBELI BARANG EX DISTRIBUTOR MATERIAL / TOKO BAHAN BANGUNAN ..

9. DIBELI SEGALA MACAM BARANG YG SUDAH TIDAK BISA DIJUAL LAGI OLEH PERUSAHAAN ANDA DALAM KEADAAN APAPUN BERUPA : ELEKTRONIK , MAINAN , AKSESORIS MOTOR - MOBIL , PRODUK RT , ATK , BAN DALAM / BAN LUAR KENDARAAN , KOSMETIK , BATREE , KONDOM HP , SARUNG DOMPET HP , ALAT2 LISTRIK , SANDAL , SEPATU , MAKANAN , SOFFEL , AUTAN , SABUN CUCI , SAOS , PEWANGI PAKAIAN , SARUNG , DLL ( SAMPEL HARUS BERIKAN KEPADA SAYA )..

10. DIBELI TUTUP BOTOL BEKAS AQUA / TUTUP BOTOL PLASTIK MINUMAN SEGALA MEREK HARGA 3500/KG...

11. DIBELI TUTUP BOTOL BEKAS AQUA GALON HARGA 5500/KG...

12. DIBELI PIRINGAN CD / DVD / DVD-RW BEKAS MUSIK,GAME,FILM, SOFTWARE DLL HARGA 4000/KG...

13. DIBELI AC 5 PK KEATAS SATUAN / BORONGAN KONDISI HIDUP-MATI-RUSAK BEKAS RUKO,GEDUNG,KANTOR,MALL,PABRIK DLL...

14. DIBELI KURSI , MEJA , FILLING CABINET , BRANKAS , KARPET BEKAS KANTOR ( KHUSUS JABODETABEK & TANGERANG SELATAN )..
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - -

KAMI MENJUAL :

1. KAYU GAHARU PAPUA / MERAUKE KELAS AB , KEMEDANGAN , ANTIK , DEKOR , DLL .. ( PEMBELI DATANG LANGSUNG KETEMPAT SAYA DI JAKARTA )

2. JUAL BATU BATA MERAH : UKURAN BANCI 4 X 8 X 18CM & UKURAN JUMBO 5 X 10 X 20CM ..PEMBELIAN MINIMAL 10.000 BUAH

3. MENJUAL : CAIRAN PENCUCI PIRING , PEMBERSIH LANTAI AROMA BUNGA , PEMBERSIH KACA , HAND SOAP , KAPORIT , KARBOL LIQUID , SHAMPOO MOBIL , FACTORY CLEANING LIQUID.. ( SAMPEL HARUS BELI , DELIVERY MINIMAL 12 JERIGEN "KHUSUS JATABEK " , DILUAR JATABEK ONGKIR DITANGGUNG PEMBELI )..

KETERANGAN:
KAMI TIDAK MELAYANI CALL / SMS / BBM BAGI ANDA YANG CEK HARGA !!!!

HUBUNGI SEGERA
089650091317 ( 24 JAM ONLINE )
WHATS”APP 089650091317
PIN BB 51964F90
DHONY & TEAM